Diseñar, planificar, organizar, ejecutar, controlar y evaluar eventos generales de la Universidad Rafael Belloso Chacín.

Planificar conjuntamente con la dirección de relaciones institucionales de la URBE, todos los eventos que se organicen dentro y fuera del campus universitario.

Ofrecer apoyo logístico a las actividades culturales, deportivas, de extensión, de RRPP y recreativas que contribuyan con el realce de la imagen de la universidad en el marco de su actividad académica.

Dirigir y coordinar la logística necesaria para cada evento en específico.

Administrar los espacios de eventos disponibles en el Campus Universitario.

Asistir a los decanatos y direcciones de escuela en la organización de actividades relacionadas con cada área en específico.

Llevar un registro semestral de los eventos y sus resultados que se organicen en la URBE.

Supervisar que los procedimientos administrativos que demanden la ejecución de los eventos, sean realizados según las normativas administrativas de la URBE.

Llevar el inventario de bebidas para los eventos.

Tiene como misión ser un centro de asesoramiento y coordinación en Protocolo y Ceremonial Universitario, con marcada proyección institucional encargada de velar el cumplimiento de la imagen institucional de la URBE, así mismo velar por el cumplimiento de la visión, misión, valores, filosofía, política y objetivos de la Universidad, además de sus símbolos y emblemas, utilizando los medios adecuados para los diferentes públicos internos y externos.

La URBE, se ha esmerado en ser muy exigente en la eficiencia y efectividad de la organización de los eventos protocolares, convirtiendo los mismos en escenarios para desarrollar acciones acordes con las necesidades de su entorno.

Administra y dirige el protocolo en los actos intra y extra universitarios y hace cumplir la disposiciones protocolares con un comportamiento positivo de los gestores de los actos universitarios, que capacitados y seguros de su conducción, puedan ejercer un Protocolo.

Velar por el cumplimientos de las normas de protocolo, ceremonial y estilo que rigen la URBE.

Administrar, Coordinar, capacitar y evaluar al Equipo de Protocolo URBE.

Participar en la selección y reclutamiento de los aspirantes a integrar el equipo de protocolo.

Gestiona y promociona la celebración de Convenios Nacionales e Internacionales.

Ejecuta todas las actividades necesarias, como estudios, análisis legal, trámites administrativos ante la dependencia competente para la aprobación por parte del Consejo Universitario y revisión por el Departamento de Consultoría Jurídica.

Coordina la logística, traslado, atención y documentación de las personalidades e invitados especiales al acto de otorgamiento de los convenios de cooperación.

Coordinar las visitas de los invitados especiales a la Institución.

Coordinar el Programa de Visitas Guiadas a la URBE.

Apoyar cualquier modalidad de encuentro para intercambiar experiencias institucionales.

Promover y coordinar actividades sociales que generen imagen positiva de la Universidad.

Manejar los listados de personal de las organizaciones e instituciones públicas y privadas de la región.

Vigilar los aspectos relacionados con la comunicación e imagen corporativa de la Universidad.

Realizar planes y actividades que estimulen y refuercen el posicionamiento de la Universidad.

Servir de eslabón entre la Dirección de Capital Humano (cliente interno) para apoyar las políticas comunicacionales que generan imagen positiva de la Institución y reafirmar el sentido de pertenencia.

Asesoría técnica y logística para eventos académicos, culturales, científicos, deportivos  comunitarios.

Organización, planificación y coordinación del equipo de protocolo para los eventos.

Facilitación del Recurso Humano: Maestro de Ceremonia, Personal de Logística, y Guías de Protocolo.

Suministro de los enseres que evidencian la imagen de la Institución (Banderas, Astas, Pendones).

Toda solicitud de servicios protocolares debe hacerse por escrito:

Dirigida a la Coordinación Protocolo y Ceremonial.

Firmada por una Autoridad Rectoral, Decanal, Director de escuela o departamento.

Especificar nombre, fecha, lugar, objetivo del evento y servicios solicitados.

La solicitud debe hacerse con anticipación para ubicar al personal y capacitarlo en la actividad:

Para cada evento en particular se aplica el Protocolo correspondiente y se organiza el Ceremonial en atención al mismo, exigiendo las reglas establecidas en cuanto a comportamiento, vestimenta, educación, urbanidad y trato. En consecuencia se han clasificado los actos y eventos de acuerdo a los usos y costumbres, como sigue:

Son actos solemnes en donde el ceremonial lo dirige el Rector o una Autoridad Rectoral que ésta designe. Las autoridades y el claustro docente visten el traje académico (toga y birrete).

Acto académico de Grado.

Acto académico de investidura de Doctorado Honoris Causa.

Son actos académicos, científicos, tecnológicos, culturales, deportivos y sociales; puede asistir el Rector o una Autoridad Rectoral, Decanal o de Dirección que ésta designe. Estos actos pueden o no son organizados por la Universidad, y su objetivo es la proyección, asesoría, o relaciones interinstitucionales (traje formal).

Conferimiento e Imposición de la Orden Rafael Belloso Chacín.

Conferimiento e Imposición del Botón Honor al Merito de la URBE.

Congresos nacionales e internacionales.

Juegos deportivos URBE (Ceremonial Deportivo).

Presentación de Libros editados por la URBE.

Firma de convenios de cooperación.

Efemérides nacionales, regionales y municipales.

Convenciones.

Congresos.

Foros.

Jornadas.

Talleres.

Conferencias.

Definición de los instrumentos de cooperación que podra firmar URBE:

Definición

Es un instrumento declarativo, protocolar, que expresa la buena voluntad e intención, de acercamiento entre las instancias signatarias.

Alcance

Por ser un instrumento declarativo de intenciones, su alcance no es vinculante para la universidad. Es decir, no ata, a la universidad, al cumplimiento riguroso y efectivo, de compromisos tácitos, ya que se trata de una intención de buena voluntad.   Sin embargo, la misma implica  el compromiso de darle continuidad a lo que se sostiene en la misma.

Es por ello, que hay que evaluar el perfil institucional de la empresa con la cual se suscribe la Carta de Intención. Se deben evaluar las instituciones para los cuales establecemos, en un primer término, un acercamiento, que aunque no es vinculante, representa un valor institucional de darle seguimiento a la relación, por lo cual,  amerita de cierto nivel de prudencia en el uso de dicho instrumento.

Mecanismo de Gestión

La Carta de Intención, la cual no amerita de la aprobación del Consejo Universitario y  puede ser suscrita por la autoridad superior de la Universidad: el Rector, por los Decanos Directores de Escuela.

El número de los ejemplares que se suscriben debe ser de igual a las partes signatarias ó de acuerdo a los ejemplares exigidos por cada Institución. A la URBE  le corresponde un (01) ejemplar original.

El Convenio es el instrumento más usado por la Universidad en el cual se formaliza o se concretan las relaciones de colaboración o cooperación. El Convenio es un documento de legitimación oficial de las relaciones interinstitucionales y, el medio por el cual se instrumentaliza la interacción.