Equipo de Protocolo URBE
























El equipo de protocolo URBE nace en septiembre de 2000 como iniciativa de la Dirección de Relaciones Institucionales para apoyar los eventos internos y fortalecer la participación de los estudiantes de la URBE en las actividades de la Universidad.

Cuando se realizó la primera convocatoria para la creación del grupo, asistió un gran número de interesados, la misma fue realizada por el Director de Relaciones Institucionales, quién informó el porqué de la reunión, manifestando la necesidad que tenía la URBE de apoyo para la organización de eventos internos, llevando a conformar de esta forma el EQUIPO DE PROTOCOLO URBE, el cual se integró con estudiantes de todas las carreras, quienes comenzaron en ser parte activa de las continuas actividades.


Actualmente el equipo está integrado por jóvenes estudiantes de pregrado y es coordinado por el Coordinador de Protocolo y RRPP.


Objetivo
Ser parte activa en la organización de actividades académicas, culturales, deportivas y de extensión de la URBE con la finalidad de lograr la participación estudiantil.
Misión
Organizar, asistir y apoyar el desarrollo logístico de actividades internas como externas de la URBE.
Visión
Ser icono organizativo en el desarrollo y participación en eventos de la URBE a través de la consolidación y constancia del Equipo de Protocolo.
Funciones Internas
Recibir, atender y ubicar a los invitados y al público asistentes a los actos y/o eventos.
Realizar labores de logística  de cada evento asignado con previa delegación de funciones, para manejar con exactitud cada movimiento.

Realizar y coordinar visita guiadas a los alumnos de segundo año de ciclo diversificado de los colegios públicos y privados de Maracaibo.

Participar en la entrega de reconocimientos y/o premios.

Coordinar el proceso de logística en actos solemnes de grado académicos, ocupándose de funcioens tales como: recibir pases, atención y ubicación de graduandos, autoridades académicas e invitados; orientar y guiar a los asistentes los espacios establecidos de visualización del acto.

Informar y hacer cumplir  las normas y procedimientos de los diferentes actos y/o eventos, de acuerdo a las políticas establecidas.

Organizar actividades sociales y recreativas de diversas naturalezas para fomentar la solidaridad entre los integrantes; valorar el sentido de la amistad y el trabajo en equipo.
Funciones Externas
Atender, con previa planificación y confirmación a estudiantes nacionales y extranjeros, turistas, organizaciones y personalidades que visiten la URBE, ofreciendo recorrido por las instalaciones, charla explicativa, descripción de las funciones e historia de la Institución.

Colaborar en la planificación e implementación de campañas de concientización, preventivas y correctivas a la comunidad URBE.

Atender y ubicar a participantes e invitados, a través de la logística implementada por el comité organizador,  en congresos nacionales e internacionales, jornadas, conferencias, charlas, y cualquier otro tipo de actividad enmarcada en el ámbito académico, cultural y deportivo.

Preparación y entrega de material alusivo al evento,  atención de ponentes, controlar el tiempo de participación de ponencias; apoyar el proceso de inscripciones, así como también en la elaboración de certificados.

Llevar y controlar el cumplimiento de la programación establecida del acto y/o evento.

Brindar información general a los asistentes y participantes de la programación del acto y/o evento.

Participar en city tour orientando los sitios turísticos y de interés municipal - regional.

Recibir, ubicar y trasladar a personalidades desde el aeropuerto al sitio del acto y/o evento.



Prestar el servicio de confirmación y cambio de boletos aéreos siempre y  cuando sea solicitado.
Formación
Desde su creación en septiembre del año 2000, la experiencia y formación profesional en eventos académicos, culturales, deportivos y de extensión, ha sido continua a través de cursos especiales sobre Protocolo y Ceremonial y Organización de Eventos, lo que ha permitido dar a conocer  el desenvolvimiento eficaz y acertado como persona y futuro profesional, así como también, el saber organizar y dirigirse a diferentes públicos manejando y resolviendo diferentes situaciones.
Cómo pertenecer al Equipo de Protocolo
Ser estudiante activo regular de la URBE de pregrado.

Asistir a la charla informativa que se organiza  la segunda semana de clases todos los periodos académicos.

Perfil del Personal de Protocolo:

Responsable y Puntual.

Dinámico y con capacidad de respuesta inmediata.

Tener alto sentido de pertenencia institucional.

Proactivo con motivación al logro de los objetivos.

Disponibilidad de tiempo para asistir a las actividades intra y extra universitarias.